Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft ist ein Dokument, das in der Regel im Rahmen von Projekten verwendet wird, um die Anforderungen und Erwartungen an ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Leistung zu definieren. Es dient als Basis für die weitere Entwicklung und Umsetzung des Projektes und sollte eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen enthalten, die an das Endprodukt gestellt werden, sowie Informationen zu den technischen, funktionellen, qualitativen und quantitativen Anforderungen.

Ein Lastenheft sollte Unterscheidungen zwischen „Muss“ und „Wunsch“ Anforderungen bzw. Kriterien enthalten.

Ein Lastenheft sollte auch Informationen zu den Zielen des Projektes, den zeitlichen Rahmenbedingungen, den verfügbaren Ressourcen und den geschäftlichen Anforderungen enthalten.

Es sollte eine gemeinsame Basis für alle beteiligten Parteien schaffen und dazu beitragen, Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Grundsätzlich sollte der Auftraggeber das Lastenheft formulieren. Es dient dann als Grundlage zur Einholung von Angeboten (Ausschreibungen, Angebotsanfragen). Das Lastenheft wird manchmal auch als Anforderungs- oder Kundenspezifikation bezeichnet.

Ein detailliertes Lastenheft zu erstellen ist viel Arbeit. Das schreckt viele Auftraggeber zunächst ab. Die investierte Zeit lohnt sich allerdings in jedem Fall. Denn ein gutes Lastenheft ist für ein Projekt wie eine Wegbeschreibung, die klar festlegt, wo es losgeht und wo es hingehen soll.

Außerdem ist ein gut strukturiertes Lastenheft für Auftragnehmer attraktiv. Es zeigt, dass Sie als Auftraggeber sich genau im Klaren darüber sind, wie sie Ihr Projekt umsetzen wollen.

Die Vorteile eines Lastenheftes

• Klare Zieldefinition
• Projekt wird konkret und greifbar
• Schwachstellen werden deutlich
• Auftragnehmer kennen direkt die Anforderungen
• Preise der Auftragnehmer sind besser vergleichbar
• Zeitersparnis
• Weniger Missverständnisse
• Konsistenter Ablauf des Projekts
• Schnittstellen werden deutlich
• Effiziente Prozesse
• Gesteigerte Produktivität

Sprachliche Anforderungen an das Lastenheft

• So konkret wie möglich (Muss, Wunsch)
• So genau wie möglich
• Formulierung in verständlicher Sprache (natursprachlich)
• Nicht zu viel verschachtelte Sätze
• Allgemeine Aussagen vermeiden
• Anforderungen sollen sich nicht widersprechen

Formelle Ansprüche

Ein Lastenheft sollte mindestens folgende formelle Ansprüche haben

• Ein Deckblatt mit der Projektbezeichnung, dem Wort „Lastenheft“, dem Datum der letzten Änderung und ggf. der Versionsnummer.
• Namen und Adresse des Unternehmens sowie des zuständigen Ansprechpartners benennen. Diese Informationen können bereits auf dem Deckblatt enthalten sein, sollten aber unabhängig davon in einem eigenen Kapitel vollständig ausgeführt werden.
• Kopf- und Fußzeile müssen neben der durchgehenden Seitennummerierung das Datum der letzten Änderung und (mindestens) die Kurzbezeichnung des Projektes aufweisen.
• Inhaltsverzeichnis mit klaren, sinnvoll abgestuften Gliederungen.
• Eine tabellarische Historie des Dokuments mit Datum, Autor und eine Aufstellung der vorgenommenen Änderungen des Inhalts.
• Eine Liste mit Verweisen auf Dokumente, die zum Lastenheft gehören (z.B. Berichte vorrangegangener Projekte, Richtlinien, Verfahrensvorschriften, etc.)
• Ein Glossar der im Lastenheft verwendete, unternehmens-, produkt- und projektspezifische Fachbegriffe. Es muss insbesondere Akronyme und Abkürzungen erklären.

Typische Fehler

• Es wird kein Lastenheft formuliert.
• Es werden unnötige Anforderungen formuliert.
• Es werden zu wenig Anforderungen dokumentiert, da diese als bekannt vorausgesetzt werden.
• Es werden widersprüchliche Anforderungen formuliert.
• Es werden missverständliche Anforderungen formuliert.
• Die Anforderungen zielen auf eine konkrete Lösung ab, die nicht die beste Lösung sein muss.
• Prozess- und Produktanforderungen werden miteinander vermischt.
• Es werden keine klaren Abnahmekriterien definiert.
• Die Inhalte des Lastenhefts werden nicht allen relevanten Projektbeteiligten bekannt gegeben.

Die Möglichen Inhalte eines Lastenheftes

• Ziel und Zweck des Dokumentes
• Projektbeschreibung
• Die Ausgangssituation (IST-Zustand)
• Das Ziel / Aufgabenstellung (SOLL-Zustand)
• Der spätere Einsatz
• Das gewünschte Ergebnis
• Randbedingungen
• Teams & Schnittstellen
• Zielgruppe(n)
• Der Lieferumfang
• Die wichtigen Phasen und Meilensteine
• Kostenrahmen
• Gewährleistung
• Wartung
• Schulung
• Offene Fragen
• Abnahme des Projektes bzw. Produktes

Ziel und Zweck des Dokumentes

Beschreibung der Aufgabe des Lastenheftes, insbesondere Veranlassung, Zielsetzung, wesentliche Aufgaben, Definition.

Die Ausgangssituation (IST-Zustand)

Zunächst beschreiben Sie die IST-Situation. Machen Sie an dieser Stelle deutlich, warum das Projekt überhaupt zustande kommt (Anlass der Durchführung). Welches Problem soll behoben werden? Die Defizite bzw. Probleme existierender Systeme. Machen Sie möglichst deutlich, warum Handlungsbedarf besteht. Welches sind die vorhandenen Systeme (Geräte, Software, Nutzung)

Das Ziel / Aufgabenstellung (SOLL-Zustand)

Definieren Sie genau, was sie mit dem Projekt oder dem fertigen Produkt erreichen wollen. Was soll das Projektergebnis sein? Welche Ziele sollen erreicht werden?

Der spätere Einsatz

Wie und wo soll das fertige Ergebnis bzw. das Produkt eingesetzt werden. Gehen Sie ggf. auch auf Rahmenbedingungen wie klimatische Bedingungen ein, wenn diese eine Rolle bei der späteren Nutzung spielen.

Das gewünschte Ergebnis

Definieren Sie was das Produkt können soll. Welche Funktionen muss es erfüllen.  Beschreiben wie das Projekt seine Ergebnisse erfüllen soll. Welchen Mehrwert hat das Ergebnis für Ihr Unternehmen.

Randbedingungen

Vom Projektumfeld vorgegebenen Bedingungen. Nicht beeinflussbare und gegebene Größen.

• Technische Randbedingungen: Vorhandene IT-Infrastruktur die nicht zu ändern ist. Räumliche Bedingungen wie z.B. Platz im Serverschrank, -raum.

• Zeitlichen Randbedingungen: z.B.: nicht veränderbare Endtermine (Gesetzliche Fristen)

• Rechtlichen Randbedingungen: Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften müssen nicht eigens erwähnt werden und müssen vorausgesetzt werden. Es reicht die geltenden Normen, Gesetze und Richtlinien anzugeben.

Teams & Schnittstellen

Hier sollte festgehalten werden welche Teams beteiligt sind und wo die Schnittstellen sind. Bei Softwareprojekten, kann z.B. auch nützlich sein hier die technischen Schnittstellen anzugeben, falls eine Kommunikation mit externen Schnittstellen implementiert werden soll. Idealerweise auch die Art der Schnittstelle und welcher Anbieter/Partner involviert ist.

Zielgruppe(n)

Definieren wer genau die Anwender des Produktes sein sollen und wodurch sie sich auszeichnen. Auch hieraus können wichtige Anforderungen abgeleitet werden.

Der Lieferumfang

Halten Sie hier so genau wie möglich fest, was wann geliefert werden muss. Was muss in welcher Beschaffenheit geliefert oder erbracht werden.

Die wichtigen Phasen und Meilensteine

Projekte werden üblicherweise in verschiedenen Phasen unterteilt.  Beschreiben Sie was in den einzelnen Phasen passiert

Kostenrahmen

Budgetvorgaben. Maximaler Kostenrahmen.

Gewährleistung

Wenn über die gesetzlichen Regelungen hinausgehende Gewährleistung gefordert ist, sollte dies auch im Lastenheft aufgeführt werden, schließlich ist dies ein erheblicher kostentreibender Faktor.

Wartung

Sollte eine regelmäßige Wartung für Infrastrukturprojekte oder Geräte gefordert sein, sollte dies auch im Lastenheft aufgeführt werden. Zur Wartung gehören z.B. bei Softwareprojekten auch ein eventuellen First-, Second- oder Third-Level Support. Ein potenzieller Auftragnehmer kann somit auch direkt prüfen, ob er dies auch leisten kann und entsprechend anbieten.

Schulung

Falls Schulungen notwendig sind, kann man diese im Lastenheft auch wünschen und anfragen

Offene Fragen

Konnte etwas bisher nicht geklärt oder festgelegt werden? Dafür gibt es den Teil des Lastenheftes. Schreiben Sie alle offenen Fragen auf. Am besten merken Sie an der Stelle auch an, wer sich um die Beantwortung der Fragen kümmert und welches Zeitfenster es dafür gibt.

Abnahme des Projektes bzw. Produktes

Wann gilt das Projekt als abgeschlossen und wer definiert, ob die Qualität stimmt. Legen Sie klar fest, wer für die Abnahme verantwortlich ist.

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